商务英语中的书信的格式有三种，我们最常用的是齐头式。它与一般书信的格式是不同的，开头顶格写称呼Dear sir /madam, 第一段与称呼的那行空一行r然后顶格写内容，写第二段时 ，要与第一段空一行的距离，然后顶格写内容，第三段同样与第二段空一行的距离，然后写内容。即段与段之间空一行的距离，开头顶格写。这是与一般书信最大的不同，结尾署名也与最后一段空一行的距离，然后顶格写Sincerely,再起一行顶格写上你的名字
Dear Sir,
Thank you fou your letter.
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第一、应用文
1）Introduction （介绍信）
介绍信通常比较短小精悍，要写明被介绍人的姓名、来历、职业以及要求相间的目的和原因，还应写明写信人与之的关系以及被介绍人或公司的能力和可靠性等。在恳求对方被介绍人或公司提供必要的便利后，应对方表示感谢。
2）Notice(通知,通告)；
A)Heading （全部大写，置中） ；
B)Body (无称呼语, 不要使用略语） ；
C)Name（发布人姓名，在左或右）；
D) Position（发布人头衔，在左或右）；
E) Date （日期不要缩写,在左或右）。
第二、备忘录
A)MEMO(or MEMORANDUM): 必须大写；
2)To(TO): 收件人姓名，头衔或部门
（ CC：抄送 carboncopy）；
3)From(FROM): 发件人姓名，头衔或部门；
4)Date(DATE): 日期；
5)Subject(SUBJECT):关于内容(第一个字母大写)；
6)通常无签名（如有，在左下方）；
7)备忘录多用信纸书写，现在许多公司有已印有本公司地址及电话号码的信纸，十分方便，书写时，可在信纸中间写上”MEMO”，在右上端写上日期，左上端写上收件人和发件人的姓名。
8)Memo的Head可以任意排列,以书面美观为目的，但subject一般在最后。
第三、商务信函
A)报价、询价信件需要简洁扼要，一般要写明货品名称价格、规格、数量、单价以及交货期限等;
B)附带一些商务信息、计划、状况或提议等;
C)写上“Wehope to have you order/ reply shortly”等诸如此类的句子更能表现对对方的关注。
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